Zásady spracovania osobných údajov

Zásady spracovania osobných údajov pre dodávateľsko-odberateľské vzťahy

Spoločnosť Westlogic s.r.o. so sídlom Olomoucká 267/29, Opava, 746 01, IČO 28637372, berie ochranu osobných údajov vážne, preto sa, prosím, zoznámte s informáciou, akým spôsobom naša spoločnosť spracováva vaše osobné údaje v súvislosti s  poskytovaním služieb a produktov.

Aké osobné údaje od vás potrebujeme?

Spoločnosť Westlogic s.r.o. je správcom osobných údajov, ktoré nám vy poskytujete. Zhromažďujeme o vás osobné údaje, ktoré sú primerané účelu, na ktorý sú spracovávané. V žiadnom prípade nezhromažďujeme vaše citlivé osobné údaje (zvláštna kategória osobných údajov).

Prečo vaše osobné údaje potrebujeme?

1. Na účel obchodných (odberateľsko-dodávateľských) vzťahov spracovávame z dôvodov plnenia zmluvných povinností tieto osobné údaje:
   • meno, priezvisko, titul, dátum narodenia, trvalé bydlisko, kontaktná adresa, e-mail, telefón, fax, bankové spojenie, firma, poznámka pre predajcu, objednávka, faktúra, komunikácia klientom, reklamácie (číslo objednávky, meno, priezvisko, e-mail, vina, fotografie, číslo účtu, vrátená suma).
   Osobné údaje uchováme po dobu 10 rokov od realizácie poslednej časti plnenia podľa zmluvy, ak nepožaduje iný právny predpis uchovanie zmluvnej dokumentácie dlhšiu dobu.
2. Na účel daňovej a účtovnej evidencie spracovávame z dôvodov nutných na splnenie zákonných povinností tieto osobné údaje:
   • Dokumenty daňovej a účtovnej evidencie.
   Účtovné dokumenty uschovávame 5 rokov, daňové dokumenty 10 rokov.
3. Na účel evidencie zaslaných vzoriek je naším oprávneným záujmom spracovávať tieto osobné údaje:
   • meno, priezvisko, e-mail, telefón, dodacia adresa, firma, podrobnosti o zaslaných vzorkách.
   Tieto osobné údaje uschovávame po dobu 2 rokov od zaslania poslednej vzorky.
4. Na účel priameho marketingu pre našich zákazníkov na oprávnený záujem spracovávame tieto osobné údaje:
   • meno, priezvisko, e-mail, zamestnávateľ, otvorenie e-mailu, využitie odkazu v e-maile.
   Tieto osobné údaje uschovávame najviac po dobu 2 rokov od posledného nákupu alebo konca čerpania služby.
5. Na účel hodnotenia zakúpených produktov a zlepšovanie našich služieb je naším oprávneným záujmom spracovávať tieto osobné údaje:
   • E-mail
   Tieto osobné údaje uschovávame po dobu 10 dní.
6. S cieľom skvalitňovania služieb uschovávame vaše otázky o našich službách ako náš oprávnený záujem tieto osobné údaje:
   • meno, e-mailová adresa, otázka.
   Vaše otázky o našej službe mažeme najneskôr po uplynutí 6 mesiacov.
7. Na účel evidencie a hlásenia prípadov porušenia zabezpečenia osobných údajovje naším oprávneným záujmom na obranu našich právnych nárokov spracovávať tieto osobné údaje:
   • meno, priezvisko, dátum narodenia, telefón, e-mail, dátum oznámenia, popis incidentu, prijaté opatrenia.
   Tieto osobné údaje budeme uschovávať 10 rokov.
8. Na účel výkonu práv na ochranu osobných údajov je naším oprávneným záujmom na obranu našich právnych nárokov spracovávať tieto osobné údaje:
   • meno, priezvisko, dátum narodenia, trvalé bydlisko, dátum žiadosti, predmet žiadosti, dátum odpovede, odpoveď pri plnení práv subjektu údajov, podpis.
   Tieto osobné údaje uschovávame po dobu 10 rokov.
Proti spracovaniu na základe oprávneného záujmu spoločnosti Westlogic s.r.o. môžete podať námietku u nášho povereného pracovníka.
9. Na účel marketingu a propagácie spoločnosti a na základe vášho súhlasu spracovávame tieto osobné údaje:
   • meno, priezvisko, e-mail, zamestnávateľ, otvorenie e-mailu, využitie odkazu v e-maile.
   Tieto osobné údaje uschovávame najviac po dobu 5 rokov alebo do odvolania vášho súhlasu.
10. Na základe vášho súhlasu u nás môžete mať tiež svoj účet registrovaného používateľa, kde sú spracovávané tieto osobné údaje:
    • meno, priezvisko, e-mail, telefón, fax, firma, trvalé bydlisko, kontaktná adresa, firma, heslo (hash hesla), vaša zľava, história objednávok.
    Váš účet bude aktívny po dobu 5 rokov od vašej poslednej návštevy účtu, potom ho vymažeme, ak svoj súhlas neodvoláte skôr.
11. Využitie cookies riešime tu.

Svoj súhlas so zasielaním marketingových materiálov môžete odvolať v pätičke každého e-mailu alebo u nášho povereného pracovníka.

Komu vaše osobné údaje sprístupňujeme?

Osobné údaje poskytujeme týmto príjemcom:

• Na účel vedenia účtovníctva a personalistiky využívame spoločnosť Westlogic s.r.o. (IČO 28637372).
• Na účel komunikácie so zákazníkmi a práce s dokumentami využívame služby spoločnosti Google Inc., so sídlom 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA.
• Pre zber vašich spätných väzieb spolupracujeme so spoločnosťami:
  • Heureka Shopping s.r.o. (IČO 023 87 727);
  • Zoznam, s.r.o. (IČO 360 29 076).
• Na správu našich kontaktov využívame služby spoločnosti Raynet (IČO 268 43 820).
• Naše webové stránky bežia v spoločnosti Shoptet s. r. o. (IČO 289 35 675).
• Finančné služby zaisťujú:
  • Fio banka, a.s. (IČO 618 58 374);
  • GOPAY s.r.o. (IČO 260 46 768);
  • TWISTO s.r.o. (IČO 256 06 115).
• Podporu účtovného systému zaisťuje PREMIER system, a.s. (IČO 258 20 516).
• IT podporu zaisťujú fyzické osoby pracujúce v sídle spoločnosti.
• Dopravné služby poskytujú alebo nám s nimi pomáhajú:
  • Slovenská pošta, a.s. (IČO 366 31 124);
  • Česká Pošta, s.p. (IČ0 471 14 983);
  • UNITED PARCEL SERVICE CZECH REPUBLIC, s.r.o. (IČO 256 84 094);
  • UPS (IČ0 357 32 148);
  • Slovak Parcel Service s.r.o. (IČO 313 29 217);
  • FROGMAN s.r.o.(IČO 494 34 624).
  • GLS General Logistics Systems Slovakia s.r.o. (IČO 36624942)

Vyššie uvedení príjemcovia spracovávajú vaše osobné údaje iba na uvedené účely a na základe našich pokynov v súlade s príslušnými opatreniami na zaistenie dôvernosti a zabezpečenie vašich osobných údajov.

Osobné údaje sú odovzdávané mimo krajiny Európskej únie s dostatočnou zárukou – spoločnosť Google Inc. je súčasťou Privacy Shield.

Aké sú vaše práva?

Na ochranu vašich osobných údajov môžete bezplatne uplatňovať vaše práva:

Právo na prístup ak by ste chceli vedieť, aké osobné údaje o vás naša spoločnosť uschováva.

Právo na opravu – ak sú vami poskytnuté informácie nepresné alebo sa zmenili, môžete kedykoľvek požiadať o opravu vašich osobných údajov.

Právo na výmaz – pri uplatnení tohto práva o vás vymažeme všetky osobné údaje, ktoré identifikujeme ako nepotrebné (nemajúce zákonný účel) alebo protiprávne uschovávané. Právo na výmaz je uplatňované tiež samočinne v prípade, že skončila lehota určená na uschovávanie osobných údajov, odvoláte svoj súhlas alebo uznáme vašu námietku proti spracovaniu.

Právo na obmedzenie spracovania – v prípade, že chcete obhájiť svoje nároky a naša spoločnosť neplní vaše požiadavky pri uplatňovaní práva na ochranu osobných údajov, môžete uplatniť svoje právo na obmedzenie spracovania a my nebudeme vaše osobné údaje používať, okrem prípadov, keď je to vyžadované zákonom. Budeme vás informovať, ak by sme sa rozhodli vaše údaje ďalej používať.

Právo na prenositeľnosť údajov – ak ste nám poskytli údaje na základe súhlasu alebo na potreby zmluvy, máme povinnosť na vašu žiadosť tieto údaje odovzdať v elektronickej podobe vám alebo príjemcovi, ktorého určíte.

Právo vzniesť námietku – proti spracovaniu osobných údajov na základe oprávneného záujmu (napr. ochrana majetku alebo obrany práv), ak porušujú vaše práva a slobody.

Právo podať sťažnosť – buď u nášho povereného pracovníka alebo Dozornému úradu.

Kontakt na povereného pracovníka

Ak chcete získať podrobnejšie informácie o tom, akým spôsobom spracovávame vaše osobné údaje alebo uplatňovať svoje práva, obráťte sa na nášho povereného pracovníka:

poverenypracovnik@fexi.sk

Ako s osobnými údajmi nakladáme?

Pri spracovaní vašich osobných údajov uplatňujeme nasledujúce postupy a mechanizmy, pretože zabezpečenie a ochrana osobných údajov sú našimi kľúčovými prioritami.

1. Vaše osobné údaje vždy spracovávame na určitý, jasne a zrozumiteľne stanovený účel a iba po dobu, ktorá je nutná vzhľadom na účely ich spracovania.
2. Vaše osobné údaje spracovávame spôsobom, ktorý zaisťuje najvyššiu možnú bezpečnosť týchto údajov, a ktorý zabraňuje akémukoľvek neoprávnenému prístupu k vašim osobným údajom.
3. Vždy vás informujeme o spracovaní vašich osobných údajov a o vašich právach súvisiacich so spracovaním osobných údajov.
4. V našej spoločnosti dodržujeme zodpovedajúce technické a organizačné opatrenia, aby bola zaistená úroveň zabezpečenia zodpovedajúca všetkým možným rizikám. Všetky osoby, ktoré prichádzajú do styku s osobnými údajmi klientov, majú povinnosť dodržiavať mlčanlivosť o informáciách získaných v súvislosti so spracovávaním týchto údajov.

Ako vaše osobné údaje chránime?

• Spracovanie osobných údajov v našej spoločnosti je riadené metodikou presadzovania ochrany osobných údajov. Sú stanovené konkrétne kroky a procesy organizačného i technického zabezpečenia. Pokyny a postupy ochrany osobných údajov sú pravidelne aktualizované a ich plnenie je pod neustálou kontrolou. Pri spracovaní využívame bezpečnostné mechanizmy zaisťujúce ochranu osobných údajov na čo najvyššej možnej úrovni pred náhodným alebo protiprávnym zničením, stratou, pozmeňovaním, neoprávneným sprístupnením odovzdávaných, uložených alebo inak spracovávaných osobných údajov, alebo neoprávneným prístupom k nim.
• Zamestnanci a osoby, ktoré s osobnými údajmi pracujú v rámci svojich pracovných či zmluvne daných povinností, sú viazaní mlčanlivosťou danou legislatívou alebo zmluvným vzťahom, mlčanlivosť trvá aj po skončení ich pracovného alebo zmluvného vzťahu k nám.